אביעד ברטובחשבונית עצמית היא חשבונית שאנו מפיקים לעצמנו כדי לתעד עסקה מסוימת שערכנו מול אדם שאינו עוסק מורשה או פטור, לכן הוא אינו יכול להפיק לעסק שלנו קבלה או חשבונית מס. מאחר ותקנות המס מחייבות את העצמאים להפיק חשבונית בגין כל עסקה, במצב זה כאשר אנחנו מבצעים עסקה עם אדם פרטי שאינו רשאי להפיק מסמכים חשבונאיים, אנו מתעדים את העסקה באמצעות החשבונית העצמית, למשל בגין השכרת ציוד מאדם פרטי, או בגין השכרת משרד או מחסן מאדם פרטי.
מהי חשבונית עצמית?
חשבונית עצמית היא חשבונית לכל דבר ועניין, אך זו חשבונית שאנו מפיקים לעצמנו כדי לתעד את העסקה שערכנו מול אדם פרטי שאינו יכול להוציא לנו חשבונית או קבלה מאחר והוא אינו עוסק מורשה או פטור.
תקנות המס קובעות כי במצב שבו הספק אינו עוסק מורשה והכנסתו העיקרית היא ממשכורת חודשית, עלינו כבעלי העסק להפיק חשבונית לתיעוד העסקה ולצורך דיווח תקין לרשויות המס בישראל. מאחר והספק אינו יכול להפיק עבורנו חשבונית מס, עלינו לתעד את העסקה מבחינה חשבונאית וכך רשות המסים מכירה בחשבונית העצמית כהוצאה של העסק שלנו. למעשה, המסמך משמש לצרכי דיווח ואינו יוצא מהעסק, למעט כמובן לרשות המסים.
כך לדוגמה, תקנה 6א’ לחוק המע”מ קובעת כי עלינו להפיק חשבונית עצמית תמורת תשלום שכירות לאדם פרטי או לצורך מתן שירות אחר במקרקעין שלו, למשל אחסון.
כדאי לדעת כי עלינו לדווח על העסקה מול אדם פרטי, התקנות קובעות שעלינו לשלם בגינה מס עסקאות, ובאפשרותנו לקזז מס תשומות אם שילמנו מע”מ כחוק. למעשה, חשבונית עצמית היא הוצאה מוכרת על ידי רשות המסים, עלינו לדווח עליה גם במקדמות למס הכנסה, אך החשבונית לא כלולה בדיווח של המקדמות מאחר וזו אינה הכנסה בעסק שלנו אלא רק תיעוד פנימי כדי להכיר בהוצאה. אגב, האדם הפרטי לא יכול להשתמש בחשבונית העצמית שאנחנו מפיקים כדי לקזז תשומות או מס מאחר והוא לא שילם אותן.
מי רשאי להפיק חשבונית עצמית?
אין אפשרות להפיק חשבונית עצמית סתם כך, על פי התקנות עלינו להגיש בקשה מסודרת ומפורטת כדי לקבל אישור להפקת החשבונית העצמית, יש למלא טופס ייעודי ולהגישו בלשכת מס ערך מוסף. לאחר שלשכת מע”מ אישרה את הבקשה שלנו אנו רשאים להפיק חשבונית עצמית. אם החליטו במע”מ לא לאשר את הבקשה שלנו להפיק חשבונית עצמית, איננו יכולים להפיק את החשבונית.
איך להפיק חשבונית עצמית?
כדי להפיק חשבונית עצמית לצורך תיעוד העסקה מול אדם פרטי אנו יכולים להיעזר בתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות. בדיוק כפי שאנו מפיקים חשבוניות אלקטרוניות במערכת המשרתת אותנו להנהלת חשבונות באינטרנט, כך עלינו להפיק חשבונית חדשה למעט ההבדלים הבאים:
- בשדה של הלקוח עלינו לרשום את העסק שלנו והשם הפרטי המלא שלנו.
- יש להוסיף בשדה הערות את הפרטים של האדם הפרטי המקבל מהעסק שלנו תשלום.
- יש להוסיף בחשבונית תיאור של העסקה מול האדם הפרטי ולציין כי זו חשבונית עצמית.
- אין לשכוח להוסיף מע”מ לחשבונית, גם אם הוא לא נגבה בפועל.
- חשוב לשלוח העתק לרואה החשבון או למשרד הנהלת חשבונות לצורך רישום ההוצאה בספרים.